← Zurück zum Portfolio

Projekt: DocumentFlow – DMS für Service‑Betriebe

Da OGSE sich im Aufbau befindet, ist dies kein reales Kundenprojekt, sondern ein beispielhaftes Konzept.

📁
Beschreibung: Zentralisiertes Dokumentenmanagement mit OCR, Versionierung und rollenbasiertem Zugriff.
Herausforderung: Viele papiergebundene Belege, schwierige Auffindbarkeit und rechtssichere Archivierung.
Lösung: Intake‑Pipelines (E‑Mail, Upload, Scan), OCR‑Verarbeitung, Metadaten‑Index und automatische Archivierungsregeln.
Technologien: Python OCR (Tesseract / Azure Cognitive Services), FastAPI, PostgreSQL, S3‑kompatibler Storage.
Projektdauer: 8–14 Wochen.
Vorteile: Schnellere Suche, strukturierte, nachvollziehbare Ablage, weniger manuelle Ablagearbeit.
DMS‑Beratung anfragen

Für wen ist dieses Konzept gedacht?

DocumentFlow richtet sich an Service-Betriebe, bei denen Belege, Lieferscheine und Verträge noch überwiegend auf Papier oder in E-Mail-Anhängen liegen. Es passt, wenn das Suchen nach Dokumenten Zeit kostet und unklar ist, wer worauf zugreifen darf.

So würden wir vorgehen

  1. Anforderungen klären: Wir erfassen, welche Dokumentarten anfallen, über welche Wege sie eingehen und welche Aufbewahrungsregeln für Sie gelten.
  2. Konzept und Prototyp: An einer Auswahl Ihrer Belege testen wir Texterkennung und Verschlagwortung, bevor der gesamte Bestand verarbeitet wird.
  3. Umsetzung: Eingangswege für E-Mail, Upload und Scan, die OCR-Verarbeitung, ein Metadaten-Index mit Suche sowie Rollen und Versionierung werden aufgebaut.
  4. Übergabe und Betrieb: Die Archivierungsregeln werden mit Ihnen abgestimmt und dokumentiert. Die rechtliche Bewertung Ihrer Aufbewahrungspflichten bleibt bei Ihnen oder Ihrer Steuerberatung.

Die Schritte liegen innerhalb der oben genannten Projektdauer. Wie sie sich im Einzelnen verteilen, hängt vom Umfang ab.

Mögliche Erweiterungen

  • Automatische Zuordnung von Belegen zu Aufträgen oder Kunden
  • Freigabe-Abläufe für eingehende Rechnungen
  • Übergabe erkannter Daten an Buchhaltung oder ERP
  • Volltextsuche über mehrere Standorte hinweg

Häufige Fragen

Wo werden die Dokumente gespeichert und verarbeitet?

Das Konzept sieht S3-kompatiblen Speicher vor, der bei einem Anbieter Ihrer Wahl oder auf eigener Infrastruktur liegen kann. Für die Texterkennung kommen je nach Datenschutzbedarf ein Cloud-Dienst oder die selbst betriebene Open-Source-Lösung Tesseract in Frage.

Lässt sich das an unsere vorhandenen Systeme anbinden?

In der Regel ja, über Schnittstellen oder Exporte. Welche Anbindung sinnvoll ist, klären wir in der Bestandsaufnahme.

Was kostet ein solches Projekt?

Das hängt vom Umfang ab, zum Beispiel von der Zahl der Funktionen und Schnittstellen. Eine Einschätzung erhalten Sie im kostenlosen Erstgespräch. Eine erste Orientierung bietet der Projektkosten-Rechner.

Passende Leistungen und Technologien

Der Einstieg beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch: Nennen Sie uns einen Wunschtermin oder schildern Sie Ihr Vorhaben im Formular zur IT-Erstanalyse.